Administrativ medarbejder til Totalforsvarsarkivet

Er du erfaren og opmærksom, trives du med en selvstændig rolle i en travl og uforudsigelig hverdag?

Så er du måske vores nye medarbejder i Totalforsvarsarkivet.

Totalforsvarsarkivet er en del af Forsvarsministeriets Personalestyrelse og er fysisk placeret i Karup. Vi opbevarer alle papirbaserede stamdata og fysiske helbredsposer på alt personale, der enten er ansat, eller har været ansat i Forsvaret. Dette gælder for både de civile og de militære personalekategorier.

Vedligeholdelsen af arkivet varetages af 2 civile sagsbehandlere samt 2 assistenter. Ud over at sørge for at stampapirer på tidligere ansatte kommer på plads, servicerer vi Forsvarets Myndigheder og enheder med at finde stampapirer frem i forbindelse med genansættelse af en tidligere ansatte eller i forbindelse med personalesager.

Vi behandler også henvendelser fra borgere, der tidligere har været ansat i Forsvaret og som har behov for dokumentation fra tidligere ansættelser, uddannelser, udsendelser, sejltid med mere. Her udfærdiges en bekræftelse til borgeren.

Herudover er en af arkivets vigtigste opgaver, i rollen som arbejdsgiver, at besvare henven-delser fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring i verserende sager samt besvarelse af henven-delser om aktindsigt i personalepapirer fra borgere og andre interessenter.

Som vores nye kollega i Totalforsvarsarkivet, er du sammen med teamet med til at repræsentere Forsvaret og Totalforsvarsarkivet i mange henseender, hvor man i høj grad lever op til Personalestyrelsens strategi om at være anerkendt for at være løsningsorienterede, imødekommende, hurtige og professionelle.

Dine opgaver vil fortrinsvis være besvarelse af henvendelser fra tidligere ansætte, udfærdigelse af dokumentation, screening af ansatte og tidligere ansatte i forbindelse med ansøgninger om uddannelser eller genansættelser.

Arbejdet vil, kort fortalt, ud over de nævnte opgaver, være at indgå i teamet og støtte i løs-ningen af de mange opgaver i den daglige drift og andre administrative opgaver. Samt naturligvis deltage i forbindelse med fælles opgaver og projekter.

Du vil indgå i et team, hvor synergi, samarbejde og gensidig respekt i en behagelig omgangs-tone, er en vigtig del af hverdagen. Alle er indstillet på at arbejde i en flad struktur, hvor man træder til, hvor det er aktuelt i forhold til evner og kompetencer.

Vi forventer at du har en kontoruddannelse inden for offentlig administration, eller anden relevant kontoruddannelse, gerne suppleret med erfaring fra tidligere ansættelsesforhold.

Det er gavnligt, hvis du har erfaring med sagsbehandling inden for offentlig forvaltning og administration og evt. erfaring med behandling af personsager.

Du er rutineret i arbejdet med SAP DeMars, WorkZone og MS Office pakken.
Du har desuden stor forståelse for GPDR og efterlevelsen af denne forordning.

Dit samarbejdsvilje og åbenhed over for at bidrage positivt i daglige interaktioner er tydeligt. Du er selvstændig, kan prioritere indkommende opgaver og du er ansvarsbevidst over for dit eget og enhedens ansvar.

Du udviser god indsigt i sociale kontekster og evner at forstå andre menneskers perspektiver og følelser. Du evner at lytte til andre mennesker og kan bringe flere forskellige perspektiver i spil og derved opnå resultater, der er med til at forbedre enhedens opgaveløsning.

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fæl-lesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættel-sesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Dit faste tjenestested vil være på Flyvestation Karup.

KONTAKT OG ANSØGNING:
Du er meget velkommen til at høre mere om stillingen ved lederen af Totalforsvarsarkivet, chefsergent Jesper Helgesø på telefon 7281 9566 eller via mail FPS-JHE@mil.dk.

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR-konsulent Camilla Elleman Keldsted ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse på telefon 7281 9521

Ansøgningsfristen er den 2. juni 2024. Samtaler forventes afholdt i uge 24. Stillingen er til besættelse den 1. august 2024.

Du bedes søge stillingen via linket. Du bedes ligeledes scanne og vedhæfte relevante doku-menter, som bevis for uddannelse mv. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.


FORSVARSMINISTERIETS PERSONALESTYRELSE
Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) er overordnet ansvarlig for personaleområdet, herunder HR-driften i Forsvaret. Forsvarsministeriets Personalestyrelse er som arbejdsplads kendetegnet af høj faglighed, fokus på videndeling og gode menneskelige relationer samt et godt og velfungerende arbejdsmiljø.
Hovedsædet er placeret i Ballerup, men FPS har decentrale partnerelementer rundt omkring i hele landet.
Forsvarsministeriets Personalestyrelses organisation består også af Forsvarets Center for Arbejdsmiljø og Veterancentret. Veterancentret er placeret i Ringsted