Sekretær til departementschefen i Forsvarsministeriets departement
Sekretær til departementschefen i Forsvarsministeriets departement
Kan du se dig selv i en spændende og alsidig sekretærstilling helt tæt på Forsvarsministeriets topledelse? så er stillingen som sekretær for departementschefen i Forsvarsministeriet måske noget for dig!
Om os
Du vil blive en del af Center for Minister- og Ledelsesbetjening, som varetager ledelsesbetjeningen af ministeren og departementets øverste ledelse. Centeret består bl.a. af et ministersekretariat og et direktionssekretariat, hvor du vil blive tilknyttet direktionssekretariatet. Dertil varetager centeret regeringsudvalg, ministeriets pressehåndtering samt den interne og eksterne kommunikation.
Teamet er kendetegnet af et uformelt og professionelt arbejdsmiljø, hvor tempoet er højt, og hvor der altid er plads til et grin. Vi har fokus på tæt samarbejde og højt serviceniveau. Det er en væsentlig forudsætning for direktionssekretariatets opgaveløsning, at der i høj grad er tale om en holdindsats. Sammen skaber og sikrer vi de bedste rammer for direktionens dagligdag.
Teamet er kendetegnet af et uformelt og professionelt arbejdsmiljø, hvor tempoet er højt, og hvor der altid er plads til et grin. Vi har fokus på tæt samarbejde og højt serviceniveau. Det er en væsentlig forudsætning for direktionssekretariatets opgaveløsning, at der i høj grad er tale om en holdindsats. Sammen skaber og sikrer vi de bedste rammer for direktionens dagligdag.
Om stillingen
Som sekretær for departementschefen er du med til at sikre den bedst mulige understøttelse af direktionen. Du vil koordinere internt i departementet, med de underliggende styrelser, på tværs af Slotsholmen og med eksterne.
Din fornemmeste opgave er således at få departementschefens hverdag til at hænge sammen i samarbejde med dine øvrige kollegaer i direktionssekretariatet.
Dine opgaver som sekretær for departementschefen vil blandt andet være:
• Kalenderstyring, herunder koordination af møder og besøg
• Planlægning og afvikling af møder, herunder print af materiale samt forplejning
• Kontakt til kollegaer i departementets underliggende myndigheder, andre departementer samt eksterne samarbejdspartnere
• Bestille rejser og oprette rejseafregninger
• Oprette afregninger ifm. bestilling af mødeforplejning og lign.
• Øvrige administrative og praktiske opgaver.
Din fornemmeste opgave er således at få departementschefens hverdag til at hænge sammen i samarbejde med dine øvrige kollegaer i direktionssekretariatet.
Dine opgaver som sekretær for departementschefen vil blandt andet være:
• Kalenderstyring, herunder koordination af møder og besøg
• Planlægning og afvikling af møder, herunder print af materiale samt forplejning
• Kontakt til kollegaer i departementets underliggende myndigheder, andre departementer samt eksterne samarbejdspartnere
• Bestille rejser og oprette rejseafregninger
• Oprette afregninger ifm. bestilling af mødeforplejning og lign.
• Øvrige administrative og praktiske opgaver.
Om dig
Du har en kontoruddannelse inden for offentlig administration eller en anden relevant uddannelse. Derudover har du også gerne relevant erhvervserfaring fra en lignende stilling i en politisk styret organisation.
Vi forventer desuden, at du er fortrolig med Microsoft Office-pakken og evner at sætte dig ind i andre IT-systemer. Du skal have gode skriftlige og mundtlige fremstillingsevner på både dansk og engelsk.
For at lykkes i rollen er det vigtigt, at du:
• Er opsøgende i din opgaveløsning, omhyggelig og har forståelse for vigtigheden af at have styr på detaljerne
• Besidder en veludviklet situationsfornemmelse og dømmekraft
• Viser imødekommenhed, bidrager positivt til teamwork og har en god evne til at håndtere pressede situationer
• Formår at holde hovedet koldt og bevare et klart overblik i en hektisk hverdag med mange varierende opgaver tæt på det politiske niveau.
• Er fleksibel og indstillet på omskiftelige arbejdstider og opgaver og kan holde mange bolde i luften på én gang.
Vi forventer desuden, at du er fortrolig med Microsoft Office-pakken og evner at sætte dig ind i andre IT-systemer. Du skal have gode skriftlige og mundtlige fremstillingsevner på både dansk og engelsk.
For at lykkes i rollen er det vigtigt, at du:
• Er opsøgende i din opgaveløsning, omhyggelig og har forståelse for vigtigheden af at have styr på detaljerne
• Besidder en veludviklet situationsfornemmelse og dømmekraft
• Viser imødekommenhed, bidrager positivt til teamwork og har en god evne til at håndtere pressede situationer
• Formår at holde hovedet koldt og bevare et klart overblik i en hektisk hverdag med mange varierende opgaver tæt på det politiske niveau.
• Er fleksibel og indstillet på omskiftelige arbejdstider og opgaver og kan holde mange bolde i luften på én gang.
Ansættelsesvilkår
Du bliver ansat og aflønnet i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer - Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).
Afhængig af kvalifikationer og kompetencer vil der være mulighed for at forhandle tillæg i overensstemmelse med de stillede krav og dine kvalifikationer.
Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiver finansieret pensionsordning.
Hvis du har spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR konsulent Toke Rasmussen på telefon 32 66 59 91.
Som ansat i Forsvarsministeriet er du omfattet af nogle særlige vilkår. Det betyder blandt andet, at du skal kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde denne godkendelse under hele ansættelsesforløbet.
Dit daglige tjenestested er Holmens Kanal 9, 1060 København K.
Vi ser frem til at høre fra dig
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte fg. kontorchef Christine Buchholtz på tlf. 41323105
Ansøgningsfristen er den 15. maj 2024.
Du søger stillingen ved at sende dit CV, motiveret ansøgning, uddannelsesbevis og andre relevante dokumenter via linket nedenfor. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed forbedrer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
Vi ser frem til at få dig med om bord, så vi sammen kan gøre en væsentlig forskel for alle vores kollegaer i Forsvarsministeriets koncern – både dem i felten og dem bag skrivebordene.
Afhængig af kvalifikationer og kompetencer vil der være mulighed for at forhandle tillæg i overensstemmelse med de stillede krav og dine kvalifikationer.
Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiver finansieret pensionsordning.
Hvis du har spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR konsulent Toke Rasmussen på telefon 32 66 59 91.
Som ansat i Forsvarsministeriet er du omfattet af nogle særlige vilkår. Det betyder blandt andet, at du skal kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde denne godkendelse under hele ansættelsesforløbet.
Dit daglige tjenestested er Holmens Kanal 9, 1060 København K.
Vi ser frem til at høre fra dig
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte fg. kontorchef Christine Buchholtz på tlf. 41323105
Ansøgningsfristen er den 15. maj 2024.
Du søger stillingen ved at sende dit CV, motiveret ansøgning, uddannelsesbevis og andre relevante dokumenter via linket nedenfor. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed forbedrer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
Vi ser frem til at få dig med om bord, så vi sammen kan gøre en væsentlig forskel for alle vores kollegaer i Forsvarsministeriets koncern – både dem i felten og dem bag skrivebordene.