Faglig koordinator til Beredskabsstyrelsens Sjællands Administration (Civil)
Faglig koordinator til Beredskabsstyrelsens Sjællands Administration (Civil)
Er du en social, fleksibel og serviceorienteret koordinator med alsidige administrative og organisatoriske kompetencer, og trives du godt i faglige miljøer med stor diversitet, så er det måske dig, som vi leder efter til stillingen som faglig koordinator i Beredskabsstyrelsen Sjællands Sekretariat.
Vores kollega som aktuelt er ansat i stillingen, har fået nye spændende udfordringer et andet sted i beredskabet, og stillingen er derfor til besættelse snarest muligt.
Vores kollega som aktuelt er ansat i stillingen, har fået nye spændende udfordringer et andet sted i beredskabet, og stillingen er derfor til besættelse snarest muligt.
Om os
Beredskabsstyrelsen er en del af Forsvarsministeriets Koncern. Beredskabsstyrelsen består bl.a. af 5 beredskabscentre, som støtter de kommunale redningsberedskaber, Politiet og Fødevarestyrelsen m.m. samtidig med at de uddanner værnepligtige til redningsspecialister.
Beredskabsstyrelsen Sjælland i Næstved er et af disse centre. Ved Beredskabsstyrelsen Sjælland opretholder vi et døgnberedskab på Sjælland, Falster og Møn, og vi uddanner årligt ca. 125 værnepligtige til redningsspecialister. Derudover gennemfører Beredskabsstyrelsen Sjælland en lang række andre aktiviteter inden for det nationale- og internationale beredskab. Dette inkludere også rådgivning og uddannelse af eksterne samarbejdspartnere i beredskabsfaglige emner.
Centeret ledes af en kolonnechef og er opdelt i henholdsvis en Beredskabs, -Uddannelses- og Logistikafdeling. Sekretariatet er en del af Beredskabsafdelingen, som ledes af centerets stabschef.
Beredskabsstyrelsen Sjælland i Næstved er et af disse centre. Ved Beredskabsstyrelsen Sjælland opretholder vi et døgnberedskab på Sjælland, Falster og Møn, og vi uddanner årligt ca. 125 værnepligtige til redningsspecialister. Derudover gennemfører Beredskabsstyrelsen Sjælland en lang række andre aktiviteter inden for det nationale- og internationale beredskab. Dette inkludere også rådgivning og uddannelse af eksterne samarbejdspartnere i beredskabsfaglige emner.
Centeret ledes af en kolonnechef og er opdelt i henholdsvis en Beredskabs, -Uddannelses- og Logistikafdeling. Sekretariatet er en del af Beredskabsafdelingen, som ledes af centerets stabschef.
Om stillingen
Som faglig koordinator i sekretariatet vil du få det daglige ansvar for sekretariatets opgaveløsning. Dine og sekretariats opgaver omfatter bl.a.:
- Styring og prioritering af sekretariatets opgaver i samarbejde med stabschefen
- Receptionistopgaver, herunder visitation og fordeling af indgående henvendelser til centeret
- Værnepligtsadministration (indkaldelse, sygemeldinger, vagtplanlægning og hjemsendelser)
- Personaleadministration (tid og ydelser)
- Håndtering af indkøb og fakturabehandling i øvrigt
- Sagsbehandling, herunder evt. støtte til andre kolleger/enheder
- Optimering/standardisering af administrative processer
- Møde- og arrangementskoordination
- Ledelsesstøtte ifm. mål- og resultatopfølgning, mv.
- Løbende koordination med bl.a. Beredskabsstyrelsens Hovedkvarter, øvrige beredskabscentre samt Forsvarsministeriets Personale- og Regnskabsstyrelser mv.
Foruden den faglige koordinator er der ansat to kontorfuldmægtige i sekretariatet. Hertil kommer evt. fremadrettede elever m.v.
Sekretariatet har et meget tæt samarbejde med både værnepligtige og ansatte i de andre dele af centeret, og understøtter både den operative opgavevaretagelse samt uddannelsen af værnepligtige. Selvom der er en lang række driftsopgaver, så er der på denne baggrund stor daglig variation i opgaverne.
Vi vil endvidere tilstræbe at tilpasse det konkrete stillingsindhold efter vores kommende kollegas faglige kompetencer og ønsker – selvfølgelig i balance med sekretariats samlede opgaveportefølje.
- Styring og prioritering af sekretariatets opgaver i samarbejde med stabschefen
- Receptionistopgaver, herunder visitation og fordeling af indgående henvendelser til centeret
- Værnepligtsadministration (indkaldelse, sygemeldinger, vagtplanlægning og hjemsendelser)
- Personaleadministration (tid og ydelser)
- Håndtering af indkøb og fakturabehandling i øvrigt
- Sagsbehandling, herunder evt. støtte til andre kolleger/enheder
- Optimering/standardisering af administrative processer
- Møde- og arrangementskoordination
- Ledelsesstøtte ifm. mål- og resultatopfølgning, mv.
- Løbende koordination med bl.a. Beredskabsstyrelsens Hovedkvarter, øvrige beredskabscentre samt Forsvarsministeriets Personale- og Regnskabsstyrelser mv.
Foruden den faglige koordinator er der ansat to kontorfuldmægtige i sekretariatet. Hertil kommer evt. fremadrettede elever m.v.
Sekretariatet har et meget tæt samarbejde med både værnepligtige og ansatte i de andre dele af centeret, og understøtter både den operative opgavevaretagelse samt uddannelsen af værnepligtige. Selvom der er en lang række driftsopgaver, så er der på denne baggrund stor daglig variation i opgaverne.
Vi vil endvidere tilstræbe at tilpasse det konkrete stillingsindhold efter vores kommende kollegas faglige kompetencer og ønsker – selvfølgelig i balance med sekretariats samlede opgaveportefølje.
Om dig
Flere forskellige karriereveje kan have ført dig i retning af denne stilling, hvorfor stillingen slåes op som både uniformeret og civil. Som civil forestiller vi os, udover relevant udannelse, at du har blik får både strategi og detaljer, idet evt. fejl kan have en direkte konsekvens for f.eks. lønudbetaling eller centerets mulighed for at løse vigtige operative opgaver. Du har endvidere let til grin, er indstillet på at bidrage til et godt arbejdsmiljø og er god til at opbygge stærke samarbejdsrelationer.
Vi har ikke forventninger til, at du kan alt på forhånd, men det vil være dejligt, hvis du har en del af følgende kvalifikationer/kompetencer:
- Relevant administrativ uddannelse
- Dygtig kommunikator – både i skrift og tale
- Microsoft Office superbruger
- Erfaring med personale- og tidsadministration samt fakturahåndtering, meget gerne i SAP/DeMars
- Stærke sagsbehandlingskompetencer og evt. kendskab til WorkZone
- Erfaring fra Forsvarsministeriets Koncern eller anden offentlig forvaltning
- Kendskab til de forskellige beredskabsaktører i Danmark
Vi lægger desuden vægt på, at du i din fremtræden og dit virke repræsenterer og formidler Beredskabsstyrelsens kerneværdier. Du trives med at være rollemodel og du kan motivere, vejlede og inspirere.
Hvis du har en beredskabsfaglig baggrund, så vil der – afhængigt af dine konkrete kompetencer – evt. være mulighed for at vedligeholde-/videreudvikle disse med henblik på at indgå i vagtfunktioner m.m.
Vi har ikke forventninger til, at du kan alt på forhånd, men det vil være dejligt, hvis du har en del af følgende kvalifikationer/kompetencer:
- Relevant administrativ uddannelse
- Dygtig kommunikator – både i skrift og tale
- Microsoft Office superbruger
- Erfaring med personale- og tidsadministration samt fakturahåndtering, meget gerne i SAP/DeMars
- Stærke sagsbehandlingskompetencer og evt. kendskab til WorkZone
- Erfaring fra Forsvarsministeriets Koncern eller anden offentlig forvaltning
- Kendskab til de forskellige beredskabsaktører i Danmark
Vi lægger desuden vægt på, at du i din fremtræden og dit virke repræsenterer og formidler Beredskabsstyrelsens kerneværdier. Du trives med at være rollemodel og du kan motivere, vejlede og inspirere.
Hvis du har en beredskabsfaglig baggrund, så vil der – afhængigt af dine konkrete kompetencer – evt. være mulighed for at vedligeholde-/videreudvikle disse med henblik på at indgå i vagtfunktioner m.m.
Ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer - Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).
Det er en forudsætning for ansættelsen, at der kan opnås sikkerhedsgodkendelse, samt at denne kan opretholdes under hele ansættelsesforholdet.
Fast tjenestested er Næstved.
KONTAKT OG ANSØGNING
Ønsker du yderligere information om stillingen, er du velkommen til at kontakte stabschef Brian Wesselhoff på tlf. 51 30 27 14.
Har du spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, kan du ringe til Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent kaptajn Glen Spangenberg Rasmussen på telefon 32 66 53 61.
Ansøgningsfristen er den 14. august 2024. Samtaler forventes afholdt onsdag den 21. august 2024.
Stillingen ønskes besat senest den 1. oktober 2024.
Vi vil bede dig om at søge stillingen via linket. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
OM BEREDSKABSSTYRELSEN
Beredskabsstyrelsen er en central del af Danmarks katastrofeberedskab. Vi arbejder for at udvikle samfundets evne til at forebygge og modstå større kriser og katastrofer. Styrelsen rykker ud på operative indsatser i Danmark, hvor der er behov for meget mandskab og specialmateriel, og kan indsættes internationalt i katastrofesituationer. Gennem information, rådgivning, uddannelse og øvelser udvikler styrelsen samfundets beredskab og krisestyringsevner i samarbejde med myndigheder, virksomheder og borgere. Beredskabsstyrelsen har knap 500 ansatte ved seks operative centre fordelt i hele landet.
Læs mere om Beredskabsstyrelsen på brs.dk
Det er en forudsætning for ansættelsen, at der kan opnås sikkerhedsgodkendelse, samt at denne kan opretholdes under hele ansættelsesforholdet.
Fast tjenestested er Næstved.
KONTAKT OG ANSØGNING
Ønsker du yderligere information om stillingen, er du velkommen til at kontakte stabschef Brian Wesselhoff på tlf. 51 30 27 14.
Har du spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, kan du ringe til Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent kaptajn Glen Spangenberg Rasmussen på telefon 32 66 53 61.
Ansøgningsfristen er den 14. august 2024. Samtaler forventes afholdt onsdag den 21. august 2024.
Stillingen ønskes besat senest den 1. oktober 2024.
Vi vil bede dig om at søge stillingen via linket. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
OM BEREDSKABSSTYRELSEN
Beredskabsstyrelsen er en central del af Danmarks katastrofeberedskab. Vi arbejder for at udvikle samfundets evne til at forebygge og modstå større kriser og katastrofer. Styrelsen rykker ud på operative indsatser i Danmark, hvor der er behov for meget mandskab og specialmateriel, og kan indsættes internationalt i katastrofesituationer. Gennem information, rådgivning, uddannelse og øvelser udvikler styrelsen samfundets beredskab og krisestyringsevner i samarbejde med myndigheder, virksomheder og borgere. Beredskabsstyrelsen har knap 500 ansatte ved seks operative centre fordelt i hele landet.
Læs mere om Beredskabsstyrelsen på brs.dk