Administrativ medarbejder til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i Haderslev
Administrativ medarbejder til Ejendomsstyrelse i Haderslev
Brænder du for at give en professional administrativ service til dine kollegaer og Ejendomsstyrelsens brugere? Så er du måske vores nye medarbejder?
Om os
Vi har 28 etablissementspartnerelementer, som er fordelt på Forsvarsministeriets tjenestesteder, hvor vi skal sikre en styrket lokal tilstedeværelse samt kontakt og nærhed til brugerne. Vi har blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver. Det er vores rolle, at støtte tjenestestedscheferne i forhold til etablissementsdrift og udvikling af tjenestestedet. Lokalt er vi tjenestestedets og brugernes primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.
Vores opgaver omfatter håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, mindre arealpleje, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold osv.
Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at drive faciliteterne på de lokale tjenestesteder.
Vi har i løbet af det sidste halve år sagt velkommen til ca. 1.000 nye kollegaer, som alle skal bidrage til at skabe bedre fysiske rammer i hele Forsvaret. Det er store forandringer, og det bliver en hektisk og spændende periode. Vi har derfor brug for yderligere dygtige og engagerede kolleger, som har en god indstilling til service, og synes det er spændende at være med til at bygge en ny organisation op.
Vores opgaver omfatter håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, mindre arealpleje, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold osv.
Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at drive faciliteterne på de lokale tjenestesteder.
Vi har i løbet af det sidste halve år sagt velkommen til ca. 1.000 nye kollegaer, som alle skal bidrage til at skabe bedre fysiske rammer i hele Forsvaret. Det er store forandringer, og det bliver en hektisk og spændende periode. Vi har derfor brug for yderligere dygtige og engagerede kolleger, som har en god indstilling til service, og synes det er spændende at være med til at bygge en ny organisation op.
Om stillingen
Du får en central og vigtig rolle som Ejendomsstyrelsens ansigt udadtil. Du er en del af de lokale repræsentanter og kontaktperson for brugerne og eksterne leverandører på etablissementet. Her har du den daglige kontakt, skaber gode relationer og sikrer den gode oplevelse og service inden for administrative drifts-, planlægnings- og udviklingsopgaver..
En af dine vigtigste opgaver er dagligt, at betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter etablissementspartnerelementet både personligt, på telefon eller via mail.
Herudover vil du have følgende konkrete arbejdsopgaver:
- Behandle bestillinger og klager i forhold til etablissements- og teknisk drift.
- Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser.
- Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver.
- Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører, kollegaer og andre samarbejdspartnere.
- Bidrage til økonomiopfølgning samt rapportering.
- Føre tilsyn, inspektion og kvalitetssikring af etablissementsdriften.
- Administrere og forvalte brik- og nøglesystemer.
- Administrere arbejdstid.
- Udarbejde og vedligeholde input til lokal informationsmateriale.
- Posthåndtering.
Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver indenfor området.
Da stillingen er nyoprettet og der i opstartsfasen vil være mange ting, der endnu ikke er på plads, må du være indstillet på, at opgaverne kan være meget forskelligartede og afvige fra ovenstående.
Spændet i dine samarbejdsflader er bredt, hvilket giver stor dynamik i hverdagen.
Som medarbejder i partnerelementet er det din vigtigste opgave, at besvare tjenestestedets og brugernes henvendelser og få forsvarets faciliteter til at fungere for døgnberedskabet og brugerne.
Der vil forekomme mindre rejseaktivitet til andre etablissementer og en mindre del af arbejdet uden for normal arbejdstid.
En af dine vigtigste opgaver er dagligt, at betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter etablissementspartnerelementet både personligt, på telefon eller via mail.
Herudover vil du have følgende konkrete arbejdsopgaver:
- Behandle bestillinger og klager i forhold til etablissements- og teknisk drift.
- Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser.
- Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver.
- Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører, kollegaer og andre samarbejdspartnere.
- Bidrage til økonomiopfølgning samt rapportering.
- Føre tilsyn, inspektion og kvalitetssikring af etablissementsdriften.
- Administrere og forvalte brik- og nøglesystemer.
- Administrere arbejdstid.
- Udarbejde og vedligeholde input til lokal informationsmateriale.
- Posthåndtering.
Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver indenfor området.
Da stillingen er nyoprettet og der i opstartsfasen vil være mange ting, der endnu ikke er på plads, må du være indstillet på, at opgaverne kan være meget forskelligartede og afvige fra ovenstående.
Spændet i dine samarbejdsflader er bredt, hvilket giver stor dynamik i hverdagen.
Som medarbejder i partnerelementet er det din vigtigste opgave, at besvare tjenestestedets og brugernes henvendelser og få forsvarets faciliteter til at fungere for døgnberedskabet og brugerne.
Der vil forekomme mindre rejseaktivitet til andre etablissementer og en mindre del af arbejdet uden for normal arbejdstid.
Om dig
Vi ser gerne, at du har en kontoruddannelse samt administrativ erfaring indenfor kundeservice, bruger- og borgerhenvendelser eller lignende.
Du har en stærk faglig profil med en bred erfaring inden for administration, sagsbehandling, indkøb, serviceformidling, og du er vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder.
Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner samt erfaring i anvendelse af it- værktøjer og Microsoft Office pakken er et krav. Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til SAP DeMars.
Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag, der er foranderlig og i højt tempo er en naturlig del af din personlige værktøjskasse.
Du har en stærk faglig profil med en bred erfaring inden for administration, sagsbehandling, indkøb, serviceformidling, og du er vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder.
Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner samt erfaring i anvendelse af it- værktøjer og Microsoft Office pakken er et krav. Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til SAP DeMars.
Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag, der er foranderlig og i højt tempo er en naturlig del af din personlige værktøjskasse.
Ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).
Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.
Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer inkl. frokostpause og ansættelsen er pr. 1. august 2022 eller efter aftale.
Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.
Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.
KONTAKT OG ANSØGNING
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte: Leder af Etablissementspartnerelement Camilla Villumsen på telefon 7281 3443.
Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår kan du kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Dorthe Rasmussen på telefon 7281 9169.
Ansøgningsfristen er den 30. juni 2022. Samtaler forventes afholdt snarest efter ansøgningsfristens udløb.
Du søger stillingen via linket og vi beder dig vedhæfte både din ansøgning, CV og kopi af dit uddannelsesbevis. Vær opmærksom på at bilag skal tilføjes i PDF-format.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
Du kan læse mere på www.Ejendomsstyrelsen.dk.
OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og videnfællesskaber.
Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.
Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer inkl. frokostpause og ansættelsen er pr. 1. august 2022 eller efter aftale.
Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.
Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.
KONTAKT OG ANSØGNING
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte: Leder af Etablissementspartnerelement Camilla Villumsen på telefon 7281 3443.
Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår kan du kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Dorthe Rasmussen på telefon 7281 9169.
Ansøgningsfristen er den 30. juni 2022. Samtaler forventes afholdt snarest efter ansøgningsfristens udløb.
Du søger stillingen via linket og vi beder dig vedhæfte både din ansøgning, CV og kopi af dit uddannelsesbevis. Vær opmærksom på at bilag skal tilføjes i PDF-format.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
Du kan læse mere på www.Ejendomsstyrelsen.dk.
OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og videnfællesskaber.