Fortsæt til indhold

Medarbejder til Etablissementspartnerelement i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse


Administrationsmedarbejder til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse ved Beredskabsstyrelsen

Vil du være med til at give en professional service til dine kollegaer og til Ejendomsstyrelsens brugere?

Vi søger en administrationsmedarbejder til en stilling i etablissementspartnerelementet ved Beredskabsstyrelsen i Birkerød, som vil være med til at levere professionel og engageret service.
Om os
Den 1. januar 2021 er Ejendomsstyrelsen gået i ny struktur med en styrket lokal organisatorisk og opgavemæssig forankring af Ejendomsstyrelsens leverancer på ministerområdets tjenestesteder med henblik på at skabe større kontakt og nærhed til brugerne.

28 etablissementspartnerelementer, fordelt på Forsvarsministeriets tjenestesteder, skal sikre en styrket lokal tilstedeværelse. De får blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Etablissementspartnerelementernes rolle er at støtte cheferne på tjenestestederne, som pålægges ansvaret for drift og udvikling af garnisonen.
Vi er med andre ord tjenestestedets og brugernes, primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.

Vi består af i alt 9 medarbejdere med baggrund indenfor administration og kontor eller bygningsvedligehold og tekniske installationer. Alle arbejder tæt sammen, så der sikres en lokal understøttelse af brugerne.
Vores opgaver omfatter alt fra håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med facility management, bygningsvedligehold osv. Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold der relaterer til sig etablissementsdrift og til det at drive faciliteterne ved Beredskabsstyrelsen i hele landet.
Om stillingen
Som administrationsmedarbejder hos os skal du servicerer Forsvarets brugere og agerer mellemled mellem eksterne leverandører, Ejendomsstyrelsens Facility management leverandør ISS A/S og brugerne indenfor administrative-, planlægnings- og udviklingsopgaver.

Det vil være din primære opgave, at håndtere administrative forhold bl.a. oprettelser af arbejdsrekvisitioner, brugerhenvendelser, økonomihåndtering, posthåndtering, koordination med Ejendomsstyrelsens Servicecenter og ISS lokale repræsentanter, herunder kontrol af opgaveløsning og fysisk varemodtagelse af facility management ydelser, samt forestå visitering af bruger- og leverandøroprettede sager via facility management systemet.

Du bliver Ejendomsstyrelsens lokale repræsentant og kontaktperson med indgående lokalkendskab for brugerne på stedet.

Du vil få mulighed for, at arbejde med mangeartede arbejdsopgaver som spænder bredt fra rekvirering af inventar og kontorartikler, prioritering af midler til opgaver indenfor etablissementsdrift med blik for kravene til døgnberedskab i dialog med tjenestestedschefen og nærmeste chef, gennemførsel af varemodtagelse og kontrol af bestilte facility management ydelser samt opfølgning på klager, fejl og mangler. Ligeledes skal du varetage den daglige forvaltning af etablissementspartnerelementets elektroniske postkasse, administration og forvaltning af brik og nøgler samt udfører forefaldende dokumentations- og administrationsopgaver.
Spændet i dine samarbejdsflader vil være bredt, hvilket giver stor dynamik i hverdagen.

Som medarbejder i partnerelementet bliver din vigtigste opgave at besvare tjenestestedets og brugernes henvendelser og få forsvarets faciliteter til at fungere for døgnberedskabet og brugerne. Fokus er på at servicere brugerne samt at støtte kollegaer i Ejendomsstyrelsen med lokalkendskab.
Arbejdsstedet er Beredskabsstyrelsen i Birkerød. Der vil forekomme mindre rejseaktivitet til andre etablissementer og en mindre del af arbejdet udenfor normal arbejdstid.
Om dig
Vi ser gerne, at du har en kontoruddannelse samt administrativ erfaring indenfor kundeservice, bruger- og borgerhenvendelser eller lignende.

Du har en stærk faglig profil med en bred erfaring indenfor administration, sagsbehandling, økonomi- og budgetstyring, indkøb, serviceformidling samt er vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder.
Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner samt erfaring i anvendelse af IT- værktøjer og Microsoft Office pakken er et krav. Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til SAP DeMars.
Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag, der er foranderlig og i højt tempo er en naturlig del af din personlige værktøjskasse.
Ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten). Basislønnen er 23.879,38. pr. måned.

Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.


KONTAKT OG ANSØGNING
Hvis du vil vide mere om stillingsindholdet er du velkommen til at kontakte Leder af Etablissementspartnerelement Birkerød, Camilla Villumsen på telefon 41 32 48 79.

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår kan du kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Sheeba Krause på telefon 32 66 50 36.
Ansøgningsfristen er den 25. oktober 2021. Samtaler forventes afholdt snarest efter ansøgningsfristens udløb, stillingen er ønskes besat 1. november 2021 eller snarest muligt derefter.

Du søger stillingen via linket. Du bedes ligeledes scanne og vedhæfte relevante dokumenter, som bevis for uddannelse mv.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og videnfællesskaber.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelsen har ca. 2 millioner kvadratmeter bebyggelse i vores portefølje, et samlet areal på ca. 32.000 hektar, over 600 etablissementer i hele Danmark, og vi beskæftiger knapt 600 medarbejdere.
  
  
  

Generel information


Tjenestested

Allerød, Danmark

Geografi

Region Hovedstaden

Organisation/Værn

Civil

Funktionsniveau

C100

Ansøgningsfrist

25.10.2021

Indrykningsdato

11.10.2021

Ansøgningsforløbet

  • Ansøgning

    Ansøgningen skal sendes elektronisk via linket i selve jobannoncen – på den måde sikres det, at vi får alle relevante oplysninger fra dig. Efter du har sendt din ansøgning, modtager du umiddelbart efter en modtagelsesbekræftelse på mail.

  • Vurdering af din ansøgning

    Efter ansøgningsfristens udløb bliver alle ansøgningerne behandlet og vurderet. Efter endt behandling inviteres relevante kandidater til samtale. Vi modtager ofte mange ansøgninger, så det kan hænde, at behandlingen tager lidt ekstra tid.

  • Samtaler

    Vi inviterer normalt 3-4 kandidater til hver samtale. Til samtalen ønsker vi, at du får et grundigt indtryk af os og vi ønsker samtidig at høre mere om din faglighed, men også hvem der er personen bag cv’et.

  • Tilbagemelding

    Når vi har fundet den rette kandidat til jobbet, orienterer vi alle der har været til samtale hurtigst muligt.

Tilmeld en jobagent

Følg med når vi søger nye medarbejdere

Tilmeld dig jobagent